Por que ter um software de gestão empresarial?

O avanço da tecnologia possibilitou a introdução de inúmeras ferramentas que facilitam o trabalho dentro das empresas, como é o caso do software de gestão empresarial conhecido com ERP (Enterprises Resource Planning).

Por meio dessa tecnologia, é possível integrar as diferentes áreas de uma empresa, automatizar tarefas e acelerar as produções diárias, afetando positivamente a qualidade de produtos e serviços, além de aumentar a eficiência das atividades corporativas.

Ou seja, o software de gestão ERP é fundamental para garantir a organização dos negócios e pode ser aplicado em qualquer empreendimento, como empresas de engenharia elétrica, administradoras, escritórios, lojas, entre outros.

Mas por que ter um software de gestão empresarial? E quais os principais benefícios para as empresas?

O artigo de hoje irá responder esses questionamentos, demonstrando o que o software ERP é uma excelente vantagem competitiva. Acompanhe a leitura!

O que é o software de gestão ERP?

Os softwares de gestão se tornaram indispensáveis para a organização das companhias de todos os portes, seja uma grande empresa de móveis planejados ou um pequeno negócio de tecnologia.

Além de cumprir uma infinidade de tarefas em poucos cliques, essas ferramentas são símbolos da transformação digital e acompanham as tendências de mercado. Quer dizer que são essenciais para quem deseja se destacar da concorrência.

O conceito de “controle tecnológico” que se baseia o ERP teve início em meados da década de 1950, quando os mainframes (computadores antigos) rodavam os primeiros sistemas de gestão e organização do estoque.

Mas foi somente em 1970 que surgiu o primeiro modelo de software de gestão: o MRP (Manufacturing Resource Planning). De modo geral, era um sistema modular que gerenciava o processo de produção, incluindo a fabricação, finanças e recursos humanos.

Nos anos de 1980, as fábricas introduziram os MRPs para avaliar o desempenho produtivo, controlar estoque, administrar a compra de matéria-prima, controlar a produção, entre muitas outras funcionalidades da tecnologia.

Em 1990, o MRP evoluiu para o ERP (Enterprise Resource Planning), ou sistema integrado de gestão, com redes de computadores inteligentes, capazes de centralizar as informações, dividir as funções em módulos e permitir o acesso fácil aos dados.

Na prática, uma empresa de engenharia ambiental, por exemplo, pode armazenar todas as informações a respeito de suas atividades em uma plataforma única, tornando o fluxo de dados corporativos muito mais fluido e dinâmico, com facilidade de compartilhamento.

Em conjunto, o software ERP também reduz a duplicidade de informações, pois mantém a base sempre atualizada e única. Como resultado disso, tem-se insights valiosos a respeito do negócio, algo fundamental para a tomada de decisões mais assertivas.

Mas como o software ERP atua nas empresas?

O software de gestão empresarial ERP atua de várias maneiras nas empresas, incluindo em tarefas como:

  • Administrar as contas a pagar e receber;
  • Monitorar as vendas;
  • Acompanhar os pedidos de compras;
  • Coletar informações sobre o desempenho das equipes.

Assim, de maneira automática, o ERP é capaz de identificar quando um produto é retirado do estoque, bem como as principais informações do setor de compra, atualizando todos os dados em tempo real.

Além disso, o sistema também é capaz de auxiliar o departamento de RH e finanças, com o controle de pagamentos e os relatórios de desempenho.

Nestes casos, todas as informações são compartilhadas com os gestores, para uma análise mais profunda de como estão se desenvolvendo as atividades na empresa.

O próprio setor de marketing também pode usar o software de gestão. Por exemplo, em um sistema para loja de roupas, é possível perceber qual tipo de vestuário está apresentando uma queda nas vendas e, assim, elaborar uma campanha específica para essa situação, evitando prejuízo.

Fora isso, o ERP é capaz de coletar informações a respeito do público-alvo, como dados demográficos dos clientes e comportamentos de compras.

Com esse conhecimento em mãos, o departamento de marketing pode produzir campanhas mais assertivas e direcionadas, o que contribui para o sucesso de vendas.

Ao mesmo tempo, a equipe de vendedores também pode aproveitar as informações para um atendimento mais objetivo, conforme às necessidades dos clientes.

5 vantagens do software de gestão ERP

De acordo com uma pesquisa realizada, 58% das empresa brasileiras pretendem investir em um software de gestão ou aprimorar a tecnologia, com a introdução de novos módulos, atualização da versão ERP atual, treinamento das equipes para melhor uso da tecnologia e customização de processos.

Diante desse cenário, é comum que ocorra a terceirização de TI das empresas, para aprimorar o gerenciamento do software e permitir a programação de sistemas personalizados, conforme às necessidades de cada empresa.

A pesquisa também mostrou que 30% dos negócios procuram softwares com indicadores estratégicos, como dashboards e Balanced ScoreCard (uma metodologia de gestão do desempenho).

Quanto ao uso de tecnologias e inovações disruptivas, como a IoT (Internet das Coisas) e os chatbots, elas aparecem como desejo de 25%, para complementar o ERP.

Estima-se que o mercado global de ERP alcance um faturamento próximo de US$ 70,3 bilhões até 2025, um crescimento de 10,5%, segundo um relatório divulgado.

Percebe-se, portanto, que o ERP industrial e empresarial ainda é uma grande preferência das organizações, que buscam aprimorar o software e integrá-los com novas tecnologias.

Abaixo, separamos algumas das principais vantagens do ERP para as empresas. Confira quais são:

1 – Gestão financeira mais organizada

Além de controlar o fluxo de caixa das empresas, sendo possível organizar a quantidade de entrada e saída de pagamentos, o software ERP também ajuda no controle de tributações.

O sistema é capaz de automatizar a controladoria, reduzindo falhas relacionadas ao fisco, bem como multas.

Com esse gerenciamento, é mais fácil perceber se a empresa terá recursos para fazer um investimento, ou se está havendo mais saída do que entrada, o que representa um problema e pode levar à falência de muitos empreendimentos.

2 – Segurança da informação

A adoção do sistema de gestão ERP é a garantia de segurança de dados. Tanto que os negócios que trabalham com proteção, como uma empresa de segurança eletrônica, utilizam a tecnologia para gravarem as informações coletadas em cloud computing (computação em nuvem), dentro de portas criptografadas.

Assim, mesmo com o compartilhamento dos dados, somente pessoas devidamente autorizadas podem acessar o ERP.

3 – Automatização de tarefas

O ERP permite a automatização de tarefas rotineiras, encarregando-se de todas as funções repetitivas, como preenchimento de formulários, envio de documentos, administração de folhas de pagamento, emissão de notas fiscais, entre outros.

Desse modo, os colaboradores ficam mais livres para assumirem tarefas estratégicas, já que os processos básicos estão sendo feitos pelo software.

Como consequência, tem-se um fluxo de trabalho muito mais ágil, com garantia de eficiência e com diminuição de erros humanos.

4 – Facilidade na tomada de decisões

A busca por soluções estratégias de gestão demonstra que as empresas estão ficando mais criteriosas, tomando decisões mais acertadas sobre a introdução de melhorias em processos produtivos e inovações.

Tudo isso pode ser consequência da gestão ERP, visto que com o software certo, é possível ter em mãos relatórios gerenciais, capazes de compilar e cruzar os principais dados do negócio.

Dessa forma, o gestor pode visualizar a presença de padrões, tendências e insights que mostram o melhor caminho para o crescimento.

5 – Redução de custos

Os sistemas de gestão ERP ajudam a reduzir diversos custos da empresa, por exemplo, o desperdício de matérias-primas e outros materiais, além de diminuir gastos com mão de obra, erros, falhas e retrabalhos.

Além do mais, com a tomada de decisões mais assertivas, é possível orientar os investimentos, evitando gastos inapropriados em horas erradas.

Vale dizer que, ao promover a gestão tributária, o ERP também é capaz de calcular os impostos com maior precisão, reduzindo gastos de operação e diminuindo as multas.

Conclusão

A evolução da tecnologia permitiu o surgimento de inúmeros softwares de gestão, capazes de automatizar tarefas nas empresas, contribuindo para melhor desempenho das atividades, redução de custos e organização das rotinas produtivas.

Dentro disso, tem-se o ERP, um aprimoramento do MRP da década de 1950, que tem se mostrado um dos softwares mais eficazes do mercado.

Com alta capacidade de personalização e trabalhos em módulos, o ERP ajuda a controlar e gerenciar diversos departamentos da organização, incluindo o financeiro, o RH e o marketing.

Dessa forma, a empresa só tende a ganhar – por isso, a busca pelo software é cada vez mais frequente.

Assim, as pesquisas mostram que há um cenário favorável para o desenvolvimento do ERP e, logo mais, o software será uma necessidades para as organizações que desejam se destacar perante à concorrência.

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